De Stepco Group bestaat uit de Nederlandse dochters Stepco & Stepco ICT Solutions, Stepco België en het in 2017 overgenomen Duitse Twinsec. Stepco levert diensten op het gebied van cybersecurity, cloud en workplace management en focust op MKB+ klanten in de Euregio (Nederland, Duitsland en België). Daarvoor beschikte de IT-aanbieder, actief onder het motto ‘Security driven IT’, ook over een eigen IT-infrastructuur. Maar toen in 2019 een vijfjarige investering in nieuwe hardware om de hoek kwam kijken, rees de vraag hoe groot de toegevoegde waarde van een eigen datacenter nog was. Er waren genoeg redenen om te kiezen voor outsourcing, vertelt Stepco-CEO Bob Serneels. “Door ons datacenter te outsourcen, krijgen onze technici de benodigde tijd om verdere meerwaarde te bieden aan onze klanten, zoals op het gebied van security. Capaciteit is een andere reden om ons datacenterplatform uit te besteden. Het kost enorm veel tijd en geld om voortdurend in afdoende capaciteit te investeren. Redenen genoeg dus om te kijken naar een partner die gespecialiseerd is in datacenters en cloud, die ons hierin kon ontlasten.”

Goede combinatie
Na een zorgvuldige zoektocht bleek cloudserviceprovider Uniserver hier zonder meer aan te voldoen, stelt Bob. Daarnaast was het een onderscheid dat CloudNation tegenwoordig net als Uniserver zelf onder de Uniserver Group valt. “We zijn een actieve hybride cloudaanbieder met een mix van publieke cloud – Azure – en onze eigen cloud. Voor de eigen cloudoplossing is Uniserver een goede partner, voor Azure is CloudNation dat. Een goede combinatie dus.”
“Op basis van de hoge eisen van Stepco maakten wij een voorstel voor het overnemen van het platform inclusief 24/7 beheer”, voegt Uniservers Managing Director Yannick de Lange toe. “In dit voorstel namen we de Total Cost of Ownership (TCO) mee om alle kosten van het platform van Stepco inzichtelijk te maken. Zo kon er een mooie vergelijking worden gemaakt met de nieuwe situatie en welke voordelen er hier te behalen waren. Denk aan lagere maandkosten, maar ook de tijd voor IT-personeel dat vrijkomt om te focussen op innovatie.”

Kennis van zaken
Voor Raymond Jeurninck, Manager Technisch Beheer & Datacenters, was de gedegen kennis van Uniserver op het core networking-stuk een praktische reden om voor hen te kiezen. “Over alles van verbindingen maken, routers, switches en firewalls toevoegen of weghalen, daar hoeven we ons niet meer mee bezig te houden. Voorheen moesten we daarvoor meerdere mensen in dienst hebben. Die kunnen we nu elders inzetten.” Bob ondersteunt dit. “Voor ons is core networking en cloud één onderdeel van ons werk, een benodigde basis. Voor Uniserver is het hun core business en dat merk je. Als bedrijf gaan wij erop vooruit nu we veel vrijgespeelde uren elders kunnen inzetten. Wij kunnen ons nu focussen op toegevoegde waarde aan onze klanten bieden. Dat gaan wij het komende jaar, nu alle migraties achter de rug zijn, verder uitbouwen.”

Besparing op TCO
Het uitbesteden van het platform levert Stepco echter meer voordelen op, zoals Yannick al beschreef. Jaarlijks bespaart de onderneming nu een bedrag van minimaal 10 procent op de Total Cost of Ownership (TCO). Het bedrijfsmodel van Stepco is veranderd van CAPEX naar OPEX. In plaats van grote investeringen te doen in piekcapaciteit betalen zij nu een maandelijks bedrag voor een flexibel IT-platform.

Tijdens de overname van het platform had Stepco ook nog niet afgeschreven hardware staan. Om gemakkelijk in één keer over te gaan naar het nieuwe platform, heeft Uniserver deze hardware inclusief een premie overgenomen. De financiële middelen die hierdoor vrijkwamen, kon Stepco inzetten voor verdere innovatie. “Daarnaast hebben wij ook de overige contracten afgekocht die nog met andere ICT-leveranciers liepen”, schetst Yannick. “Zo heeft Stepco de mogelijkheid gekregen om met een schone lei van start te gaan.”

Migratietraject
Het belangrijkste onderdeel van de platformovername van Stepco naar Uniserver was het eerdergenoemde migratietraject, dat in 2022 plaatsvond. Om de garantie te bieden dat dit traject soepel verloopt – zonder verstoringen en downtime – werd een dedicated team samengesteld: een team van specialisten inclusief een eigen Project Manager en Engineer. Zij hebben gedurende de migratie de regie gepakt en ervoor gezorgd dat de (eind)klanten van Stepco hier niks van gemerkt hebben.

Zo’n migratie duurt doorgaans één dag. Tijdens deze periode moest bij Stepco ook een aantal legacy-applicaties vernieuwd worden. Bij een migratie naar de cloud kan het voorkomen dat de applicatie verouderd zijn. Uniserver biedt ook hier ondersteuning en de applicaties zijn inmiddels geïntegreerd met het nieuwe platform.
“In het begin van de samenwerking was het soms zoeken”, herinnert Vincent de Bruijn, Project Manager vanuit Stepco, zich. “Wat kon Uniserver voor ons doen en wat konden we zelf doen in het migratietraject? Het hielp niet mee dat het in de periode van corona was, met groeiende wereldwijde logistieke problemen bij het leveren van hardware. Maar toen we echt konden opstarten en een goede werkverdeling hadden voor de migraties – waarbij wij de communicatie richting de klant natuurlijk voor onze rekening namen – ging het snel.”

Helder communiceren
Door vooraf helder en transparant te communiceren naar Stepco-klanten, was de daadwerkelijke migratie vaak een kwestie van uren, stelt Vincent. “Ze wisten waar ze aan toe waren en de migraties verliepen efficiënt en snel, zelfs in de vakantieperiode in de zomer van 2022. Uniserver heeft wel de lead genomen in netwerkmigraties, omdat het daar de meeste kennis van zaken in had. Ook dat verliep goed dankzij een gedegen voorbereiding. Inmiddels hebben we 14 migraties met ruim 400 VM’s gehad, waarvan de laatste eind oktober 2022 is afgerond.”
Vincent vindt het mooi dat er tijdens het migratietraject tussentijdse aanpassingen mogelijk waren. “Zo hebben we – in plaats van dat we alles 1-op-1 hebben overgezet – tussentijds besloten om over te stappen op firewalls van Fortinet. Die gebruiken we ook al in een aantal klantomgevingen, het leek ons een goed idee om dit over de hele linie gelijk te trekken. Dan merk je dat Uniserver hier veel ervaring in heeft en dus goed kan adviseren en uitvoeren in zo’n verandering gedurende het traject. Zo hoef je niet zelf nog te shoppen om zaken zelf te regelen en weer een apart traject op te zetten.”

Platform in goede handen
Uniserver biedt Stepco nu de zekerheid dat hun platform in goede handen is, onderstreept Yannick. “We beschikken over een van de grootste Nederlandse ICT-infrastructuren: meer dan 50.000 Virtual Machines (VM’s) verspreidt over vier Nederlandse datacenters. Dit betekent ook dat vertrouwelijke bedrijfsdata niet de grens over gaan. Daarnaast is de infrastructuur volledig redundant. Mocht er een server uitvallen, dan neemt een ander exemplaar het zonder onderbreking over. Stepco-klanten merken er niets van. De uptime is de afgelopen jaren 100 procent geweest. Dit is mede mogelijk dankzij de bewezen technologie van Veeam, VMware en HPE waar wij als Uniserver al jaren goede samenwerkingen mee hebben.”
Raymond merkt in ieder geval dat het voordeel van up- en downscalen direct aanwezig is. “Uniserver heeft door zijn omvang en meer directe contacten natuurlijk een betere positie als het gaat om het inzetten van nieuwe apparatuur. Maar ook downscaling is belangrijk. Het gebeurt regelmatig dat wij of onze klanten voor onderdelen van een IT-omgeving van private naar public cloud gaan. Dan moet je ook probleemloos kunnen afschalen. Wanneer je je eigen apparatuur hebt, dan is dat lastiger. Via Uniserver is dat netjes en probleemloos geregeld.”

Vooruit kijken
Voor Bob is 2022 in ieder geval geslaagd te noemen, en hij kijkt alweer vooruit. “De samenwerking is prima, de communicatie ook. De migraties zijn succesvol verlopen en klanten hebben er niets van gemerkt, maar profiteren wel van voordelen zoals meer snelheid en makkelijker op- en afschalen.” Maar, benadrukt Bob, een outsourcer moet zich elk jaar weer bewijzen, dus ook Uniserver. “Laat wel duidelijk zijn: we hebben gekozen voor Uniserver omdat zij ons de meeste toegevoegde waarde bieden, we waren niet op zoek naar de grootste kostenbesparing. Denk aan het voorbeeld van de Fortinet-firewalls. Ik ga er vanuit dat zij ook de komende jaren die toegevoegde waarde blijven bewijzen. Dat is overigens tweewegverkeer. Ook wij hebben een verantwoordelijkheid. Uniserver kan pas goed op onze veranderende wensen en behoeften inspelen als ze weten wat er bij Stepco of haar klanten speelt.”