Nieuws

ICT-voorzieningen in de zorg: maak het niet langer een hoofdpijndossier

Verschenen in ICT&Health, editie 2 2018.

De laatste tijd is er veel commotie rondom de enorme werk- en administratiedruk waarmee zorgmedewerkers te maken hebben. Dit is ook niet vreemd aangezien er veel kostbare tijd verloren gaat aan het administreren in plaats van het verlenen van zorg. Voorbeelden hiervan zijn dubbele boekhouding in verschillende systemen, tijdregistratie in minuten, omslachtige aanvraagprocedures voor hulpmiddelen enzovoorts. Zorginstanties verwachten daarnaast van hun medewerkers dat zij alle handelingen online kunnen uitvoeren. Lang niet alle zorgmedewerkers hebben hier genoeg kennis van, wat de administratiedruk alleen nog maar verhoogt. Uit onderzoek blijkt dan ook dat zorgverleners een halve dag per week verliezen aan administratie. Een snelle rekensom leert ons dat dit met ruim 1 miljoen zorgmedewerkers neerkomt op meer dan 200 miljoen verloren uren per jaar. Een enorme kostenpost en zonde van deze kostbare tijd.

Frustraties en onvoldoende ICT-kennis

De passie van zorgmedewerkers ligt natuurlijk in de zorg zelf en niet in de administratieve rompslomp eromheen. Reno van der Looij, Segment Manager Zorg bij Ictivity, vertelt:  “Werknemers beleven vaak geen plezier aan ICT, omdat ze dit nu eenmaal zien als een tijd- en kostenpost. De nieuwe technologieën voor administratie leveren dan ook voornamelijk frustraties op. Dit heeft te maken met de beschikbaarheid, vindbaarheid en actualiteit van informatie. Veel zorginstanties werken met verschillende systemen, waarin allerlei informatie is opgeslagen. Hierdoor is er geen eenduidig overzicht met alle informatie. Het schakelen tussen meerdere systemen kost veel tijd en zorgt voor verwarring.”

Zelfs wanneer er een goede technologie is, wordt deze lang niet altijd (juist) ingezet. Op dit moment geeft bijvoorbeeld iets meer dan één op de vijf zorgverleners aan het zorgdossier voornamelijk op papier bij te werken, terwijl dit gemakkelijk online kan. Het bijhouden op papier vergroot de kans op interpretatiefouten en maakt het delen van informatie met andere zorgverleners moeilijker. Bijna eenzelfde aantal werkt het zorgdossier eerst op papier bij en voert het vervolgens digitaal in. Dat vergt kostbare tijd. Van der Looij vervolgt: “Dit is uitermate zonde gezien ICT juist tijd kan opleveren wanneer de systemen goed ingezet worden. ICT moet voor de gebruiker werken en de administratielast verminderen. Zo komt er tevens meer tijd vrij voor de zorg aan cliënten.”

Maar op welke manier kunnen zorgmedewerkers optimaal gebruikmaken van ICT, waardoor de administratie efficiënter en sneller kan verlopen en de frustraties verdwijnen?

Online werkplek die voor je werkt

Zorgmedewerkers hebben  behoefte aan nieuwe intuïtieve technologieën die hun werk kunnen vergemakkelijken. “De sector is op zoek naar oplossingen die optimale kennisdeling tussen medewerkers faciliteren, goede communicatie en informatievoorziening naar cliënten stimuleren en flexibel inzetbaar zijn. De behoefte aan flexibiliteit gaat gepaard met de continue veranderingen. Zorgmedewerkers en cliënten verwachten steeds meer van technologieën, waardoor een online informatievoorziening niet langer meer te ontkennen is. Bovendien bevordert dit de communicatie binnen de gehele zorgketen. Om dit te verwezenlijken is een flexibele werkomgeving van essentieel belang”, aldus van der Looij.

Naast flexibiliteit is er ook behoefte aan mobiliteit. Onderzoek toont namelijk aan dat zorgmedewerkers op dit gebied nog veel wensen hebben. Zo willen zorgverleners vaker in real-time registeren door het gebruik van bijvoorbeeld een laptop of tablet. Hierdoor kunnen onder andere rapporten sneller en zorgvuldiger worden ingevuld. De informatie gaat dan mee met de zorgverlener en kan op ieder moment gebruikt worden. Dit is mogelijk dankzij de online werkplek. Data wordt hiermee direct aan de bron geregistreerd. Denk hierbij aan webformulieren waarin medewerkers direct hun uren kunnen registreren. Ze hoeven dan niet helemaal terug naar een kantoorruimte om het daar aan het einde van de werkdag in te voeren. De automatiseringsslag zorgt er dan ook voor dat veel processen gestroomlijnd en geoptimaliseerd worden. De online zorgwerkplek hoeft dus geen utopie meer te zijn.

Digivaardig en digiveilig

Om met de online werkplek aan de gang te gaan is het van belang dat medewerkers genoeg ICT-kennis hebben. Momenteel geeft de helft van de zorgverleners nog aan dat ze niet genoeg know-how denken te hebben om gebruik te kunnen maken van de nieuwste technieken. Het bijbenen van ICT-kennis om mee te gaan met de digitalisering van de zorg, is voor zorgverleners een grotere uitdaging dan voor het management. Belangrijk is dan ook dat het management zorgt dat de medewerkers kunnen meegaan in de digitale wereld. De zorgmedewerkers hebben een gerichte aanpak in de vorm van een IT-adoptieprogramma nodig om digivaardig én digiveilig te worden. De begeleiding moet zich hierbij zowel richten op de computeressentials als op online samenwerken.

Van der Looij: “Zodra medewerkers digivaardiger zijn, tonen ze niet meer een afwachtende houding ten opzichte van nieuwe technologieën. Deze ontvangen ze voortaan met enthousiasme en zorgen voor een mentaliteitsverandering op de werkvloer. De passie voor de zorg kan dan weer terugkeren. Zover is het bij veel zorginstellingen echter nog niet.”

Belang van een persoonlijke aanpak

Het ICT-kennisniveau, dat nodig is om gebruik te maken van de online werkplek, is bij geen enkele zorgverlener gelijk. Van der Looij licht toe: “De oudere generatie heeft vaak nog moeite met het bijhouden van alle nieuwe technologieën, zo zijn ze lang niet altijd op de hoogte van online urenregistratie of bijvoorbeeld videobellen. Jongere werknemers hebben vaak wel basiskennis, maar missen informatie over handigheden van apps. Daarom is het van belang om iedere medewerker individueel te trainen, afhankelijk van zijn kennisniveau en behoeftes. Een op maat gemaakt adoptieprogramma is voor al deze verschillende wensen een uitkomst. Ook kan dit programma opnieuw ingezet worden zodra er nieuwe technologieën in de zorg verschijnen.”

Dankzij een IT-adoptieprogramma worden medewerkers digivaardig, maar het is net zo belangrijk om ze digiveilig te maken. Medewerkers moeten bewust worden gemaakt van de informatiebeveiliging. Zorgverleners moeten zich realiseren wat de risico’s zijn van het online opslaan van informatie en welke gevolgen dit kan hebben voor cliënten. Ook moet duidelijk worden hoe zorgverleners hier veilig mee kunnen werken. Herhaling is key bij dit onderwerp, want de gevolgen van het niet naleven van de securityregels zijn groot.

Van der Looij sluit af: “Wanneer de ICT-vaardigheden op orde zijn en technologie omarmd wordt, zal de productiviteit toenemen. De online werkplek kan dan optimaal benut worden. Ook kan de nieuwe kennis zorgen voor een mentaliteitsverandering op de werkvloer. De zorg wordt uiteindelijk dus beter wanneer er genoeg aandacht uitgaat naar de ICT know-how van de zorgmedewerkers en er geïnvesteerd wordt in nieuwe technologieën, waarmee deze gebruikers flexibel, mobiel en veilig kunnen werken. ICT gaat dan van hoofdpijndossier naar medicijn.”

Uniserver en Ictivity brengen al jaren gezamenlijk organisaties naar de cloud. Waar Uniserver zich heeft gespecialiseerd in het leveren van cloudinfrastructuur diensten met de juiste NEN- en ISO-certificeringen, zorgt Ictivity voor de gewenste zorgwerkplek en applicatiebeschikbaarheid. Met deze nauwe samenwerking wordt een op maat gemaakte, klantgerichte IT-oplossing met de beste infrastructuur en applicaties gebouwd, zodat organisaties en zorgverleners optimaal kunnen presteren.

Uniserver werkt onder andere samen met: